Jahresabrechnung und Steuererklärung — Welche Fristen gelten?

Sie warten auf die Abrechnung Ihres Verwalters, um die Steuererklärung zu erstellen? Es ist bereits Mitte Juni und der Verwalter hat die Abrechnung immer noch nicht erstellt? Warum Eigentümer und Mieter beim Thema Steuererklärung oftmals einem Trugschluss aufsitzen, erläutern wir in diesem Artikel.

Es kommt in der Praxis jedes Jahr unweigerlich dazu, dass Eigentümer und Mieter ihre Steuererklärung erstellen möchten, ihnen jedoch die Abrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr vom Verwalter noch nicht vorliegt. Unzufriedenheit auf Seiten der Kunden und Stress auf Seiten der Verwaltung können die Folge sein. Begründet ist dieses Problem in den Fristen zur Erstellung der Abrechnungen für den Verwalter, welche (scheinbar) nicht mit den Regelungen des Einkommenssteuerrechts bzw. der Abgabenordnung vereinbar sind.

Das (scheinbare) Problem

Im Rahmen der Steuererklärung möchten Eigentümer und Mieter ihre Steuervorteile aus der Jahresabrechnung einer WEG (§ 28 Abs. 2 WEG) und der Betriebskostenabrechnung (§ 556 ff. BGB) gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Diese Vorteile ergeben sich insbesondere durch sog. haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen (§ 35a EStG).

Die Abgabefrist der Steuererklärung für Personen, bei denen hierzu einer Verpflichtung besteht, ist seit dem Steuerjahr 2018 der 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO).*

Für die nächsten Jahre gilt:

Die Steuererklärung für den Besteuerungszeitraum 2022 muss am 2. Oktober 2023 beim Finanzamt sein. Die Abgabefrist wurde um zwei Monate verschoben und endet am 30.9.2023. Da dies ein Samstag ist, verschiebt sich der Termin auf Montag, den 2.10.2023.
Die Steuererklärung für den Besteuerungszeitraum 2023 muss am 2. September 2024 beim Finanzamt sein. Hier wird die Abgabefrist um einen Monat auf den 31.8.2024 verschoben. Da dies ein Samstag ist, verschiebt sich der Termin auf Montag, den 2.9.2024.

Die Verwaltung muss also zeitnah die Abrechnung erstellen – Wirklich?

Die Frist eines Verwalters (Vermieters) zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung für Mieter ist der 31. Dezember des Folgejahres (§ 556 Abs. 3 BGB), also fünf Monate nach der First zu Erstellung der Steuererklärung. Für die Erstellung der Jahresabrechnung bei einer WEG besteht sogar überhaupt keine gesetzlich vorgegebene Frist für den Verwalter. Jedoch kann sich aus der Teilungserklärung und/oder dem Verwaltervertrag eine Frist ergeben. Darüber hinaus kann eine Frist von drei bis sechs Monaten nach dem abgelaufenen Wirtschaftsjahr aus der Rechtsprechung abgeleitet werden (vgl. hierzu etwa OLG Celle aaO und BayObLG WE 1991, 223). Wie passen diese Fristen nun zu den Fristen der Abgabenordnung?

Die Lösung

Dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) ist diese Problematik offensichtlich bekannt. Das BMF hat hier einen sehr praxisorientierten Ansatz herausgearbeitet und diesen in einem ausführlichen Schreiben vom 09.11.2016 an die Finanzverwaltungen sehr gut erläutert. Gern verweisen wir an dieser Stelle auf dieses Schreiben (siehe hier). Hier sind die entscheidenden Auszüge (Rn. 47):

„Aufwendungen für regelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen (wie z. B. Reinigung des Treppenhauses, Gartenpflege, Hausmeister) werden grundsätzlich anhand der geleisteten Vorauszahlungen im Jahr der Vorauszahlungen berücksichtigt, einmalige Aufwendungen (wie z. B. Handwerkerrechnungen) dagegen erst im Jahr der Genehmigung der Jahresabrechnung.“

„Es ist aber auch nicht zu beanstanden, wenn Wohnungseigentümer die gesamten Aufwendungen erst in dem Jahr geltend machen, in dem die Jahresabrechnung im Rahmen der Eigentümerversammlung genehmigt worden ist.“

Unser Fazit: Eigentümer und Mieter können also getrost die Kosten erst für das Jahr steuerlich geltend machen in welchem die Abrechnung erstellt und genehmigt wurde. Wird beispielsweise im Jahr 2021 die Abrechnung für das Jahr Wirtschaftsjahr 2020 erstellt, können diese Kosten aus 2020 ohne Probleme in der Steuererklärung für das Jahr 2021 berücksichtigt werden. Diese wird erst im Jahr 2022 erstellt. Darüber hinaus ist es für wiederkehrende Leistungen ebenso gestattet, die geleisteten Vorauszahlungen anzuwenden. Dies entzerrt die Situation für alle Beteiligten. Bei Grundstein Immobilien arbeiten wir darüber hinaus stetig daran, unseren Kunden die Abrechnungen rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.

Übrigens…

Eine Pflicht der Verwaltung zur Erstellung einer Bescheinigung nach § 35a EstG besteht nicht. Im Rahmen der regelmäßigen Buchhaltung erfordert ein solcher Nachweis einen erhöhten Bearbeitungsaufwand, da der jeweilige Anteil an Arbeitsleistung innerhalb von Handwerkerrechnungen und Dienstleisterrechnungen separat gebucht werden muss. Bei Grundstein Immobilien ist dieser Service jedoch in der regelmäßigen Verwaltergebühr enthalten und wird nicht gesondert berechnet.

* Aufgrund der Corona-Krise wurden die Abgabefristen (gemäß § 149 Abs. 2 AO) für die Steuererklärung 2021 übrigens bis zum 31. Oktober 2022 und für die Steuererklärung 2020 bis zum 01. November 2021 verlängert.

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