Buchhaltung
- Monatliche Sollstellung und Verbuchung von Mieten und Hausgeldern (teilweise quartalsweise, halbjährlich)
- Einzug von Mieten und Hausgeldern zu Beginn eines jeden Kalendermonats (teilweise quartalsweise, halbjährlich)
- Manuelles Verbuchen von Mieten und Hausgeldern bei Nicht-Teilnahme am Lastschriftverfahren
- Überwachung von Zahlungsein- und ausgängen
- Mahnung von Rückständen (bei Bedarf Beschreiten des Rechtswegs nach Rücksprache)
- Prüfung und Bezahlung von Kreditorenrechnungen
- Buchung von Kreditorenrechnungen nach vorliegendem Sachkontenplan
- Separate Verbuchung von Arbeitskosten für die Erstellung des Nachweises nach § 35a EstG im Rahmen der Betriebskostenabrechnung
- Für Geschäftskunden bzw. nach Vereinbarung: Erstellung regelmäßiger Reportings je Objekt für den Eigentümer
- Ggf. Beachtung steuerlicher Vorgaben (z.B. Option zu Umsatzsteuer)
Abrechnung
- Einreichen erforderlicher Daten zur Erstellung der Heizkostenabrechnung an den Messdienstleister nach Vorlage der Versorgerabrechnungen
- Erstellung von Jahresgesamt- und Einzelabrechnungen und Übermittlung an die Eigentümer
- Für WEGs: Aufstellen eines Wirtschaftsplans gem. § 28 WEG
- Für Mieter: Erstellung der Nebenkostenabrechnung nach den rechtl. Vorgaben der Betriebskostenverordnung / BGB (korrekte Abrechnungsschlüssel etc.)
- Für Mieter: Postalischer Versand der Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung im Zeitrahmen des § 556 Abs. 3 BGB
Mieterbetreuung
- Bearbeitung von Mieteranfragen (telefonisch, elektronisch, postalisch, persönlich) wie z.B. Reparaturanfragen, Beschwerden, Schlüsselbestellungen, Fragen zur Abrechnung
- Vorbereitung / Verhandlung von Mietverträgen (inkl. Versand) und ergänzenden Vereinbarungen
- Durchsetzung von Mietverträgen (z.B. Eigenkostenanteile)
- Durchführung von Mieterhöhungsverlangen
- Durchführung von Mieterhöhungen bei Index- oder Staffelmieten
- Erstellung von Rundschreiben und Aushängen
- Stammdatenpflege (z.B. Kontoverbindung, Kontaktdaten, Namensänderungen)
- Vereinnahmung und Verwaltung von Mietkautionen (getrennt vom Vermögen des Verwalters)
- Erstellung von Kautionsabrechnungen bei Auszug
- (teilw. Ausschreibung, Mieterauswahl, Wohnungsübergaben und Abnahmen nach Absprache)
Objektbetreuung
- Einholung von Angeboten für Reparaturen, Instandhaltungen und Instandsetzungen für diverse Gewerke (Dach, Elektro, Maler, Aufzug, Heizung, Sanitär, Tiefbau, Trockenbau etc.)
- Weiterleitung von Angeboten an die Eigentümer (ggf. versehen mit einer Einschätzung / Empfehlung) bzw. Vorlage zur Beschlussfassung im Rahmen der Eigentümerversammlung
- Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern (Architekten, Juristen, Sachverständige etc.) nach Angebotsfreigabe
- Anstellung von Personal im Namen des Kunden bzw. der WEG z.B. für Hausmeister- und Reinigungsaufgaben inkl. Anmeldung bei der Sozialversicherung, Durchführung einer monatlichen Lohnabrechnung, Abführung von Beiträgen an die Sozialversicherung
- Weitergabe von Weisungen / Arbeitsaufträgen an Hausmeister und Handwerker
- Begehung der Objekte
- Durchsetzung der Hausordnung insb. bei Beschwerden (z.B. Ruhezeiten, Sauberkeit, Brandschutz, Mülltrennung)
- Abschluss bzw. Vorbereitung von Wartungsverträgen (z.B. Heizung, Messdienst, Aufzüge, Rolltore, TG-Lüftungen, Feuerlöscher)
- Abschluss, Prüfung und Überwachung von Versorgerverträgen (Gas / Fernwärme / Öl, Allgemeinstrom, Wasser / Abwasser, Müll, Kabel-TV)
- Ablesungen von Ölständen und Zählern (Strom, Gas, Wasser) zur Meldung an die Versorger und Vorbereitung der Abrechnung
- Terminabstimmungen zwischen versch. Parteien (z.B. TÜV und Hausmeister, Handwerker und Mieter)
- Beantwortung und Bearbeitung von Behördenanfragen oder Auflagen (z.B. Zensus 2021, Ordnungsamt, Landesamt für Maß und Gewicht)
- Bearbeitung und Zuarbeit bei Versicherungsschäden (z.B. Sofortmaßnahmen, Trocknungsmaßnahmen, Schadensanierung) – Diese Leistung ist kostenpflichtig
WEG-Verwaltung (gem. §§ 20-29 WEG)
- Entgegenahme und Unterstützung bei Anträgen von Eigentümern zur Beschlussfassung
- Vorbereitung der Tagesordnung für die Eigentümerversammlungen gem. § 23 Abs. 2 WEG
- Durchführung von Rechnungsprüfungen (vor Ort, digital) und Beiratssitzungen
- Führen einer Instandhaltungsrücklage (Zuführungen, Auflösungen gem. Beschlussfassungen) gem. § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG
- Fristgerechter Versand von Einladung für Eigentümerversammlungen und Abrechnung nebst erforderlichen Unterlagen gem. § 24. Abs. 1 WEG
- Durchführung der Eigentümerversammlung (Versammlungsleitung, Feststellung der Anwesenheit und Beschlussfähigkeit, Beschlussfassungen) gem. §§ 24-25 WEG
- Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen bei Vorlage eines sachlichen Grundes (Dringlichkeit) oder bei einem Antrag gem. § 24 Abs. 2 WEG
- Erstellung der Niederschrift (Protokoll) zur Versammlung und deren fristgerechter Versand.
- Bearbeitung von Beschlussanfechtungsklagen, Zuarbeit für die rechtliche Vertretung.
- Sollstellung der Abrechnungsspitzen (Guthaben und Nachzahlungen) nach erfolgter Genehmigung der Jahresgesamtabrechnung gem. § 28 Abs. 5 WEG
- Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
- Durchführung von Beschlussfassungen im sog. Umlaufverfahren gem. § 23 Abs. 3 WEG
- Führen einer Beschlusssammlung gem. § 24 Abs. 8 WEG
- Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat gem. § 29 WEG
Allgemeine Leistungen / Ressourcen
- Entgegennahme und Bearbeitung von Post bzw. Schriftverkehr
- Verwahrung physischer Unterlagen nach einem sachgerechten Aktenrahmen (u.a. Teilungserklärungen, Pläne, Mietverträge, Wartungsverträge, Schließpläne, Schriftverkehr)
- Archivierung physischer Unterlagen (Buchhaltung vergangener Jahre mind. im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfristen)
- Telefonanlage mit Servicezeiten für Mieter, Eigentümer, Dienstleister (Mo.- Fr.: 09:00-12:00 Uhr, Mo.-Do.: 14:00-16:00 Uhr)
- Bereitstellung eines Notdienstes an Sonn- und Feiertagen sowie außerhalb der Geschäftszeiten (Kontakt wird auf Anrufbeantworter angesagt) – Diese Leistung ist kostenpflichtig
- Büroräume inkl. Theke, Besprechungsraum, Versammlungsraum, Tresorraum (Kasse, Schlüssel, Mietkautionsbücher).
- Vorliegende Vermögensschadenhaftpflicht bei der Bayerischen Versicherungskammer über bis zu € 500.000,00 je Einzelfall bzw. € 1.000.000,00 je Jahr.
- Erforderliche Software u.a. Buchhaltungssystem (DOMUS 4000) / Vorgangsmanagement (OfficeWare) / Software für Zahlungsverkehr (S-Firm)
- Bereitstellung eines Online-Portals für WEG-Eigentümer (Ansprechpartner, Unterlagen, Austauschmöglichkeit etc.)
- Berücksichtigung diverser Rechtsvorschriften u.a. BGB (Mietrecht), HGB, WEG, HeizkostenV, GewO, DIN Normen, MessEG, EnEV, EED, BetrSichV, Brandschutz, Nachbarschaftsrecht, Gemeindeverordnungen
- Team mit direkten Ansprechpartnern (siehe hier); Durchführung von Aus- und Weiterbildungen gem. 34c GewO und zur Steigerung der Qualität
- Zusammenarbeit bzw. Rahmenvereinbarungen mit Dienstleistern z.B. Allianz-Versicherung, Simplifa (Aufzugsmanagement), Mietkautionssammelkonto (treuhänderisch) bei der DKB
