Buchhaltung

• Monatliche Sollstellung und Verbuchung von Mieten und Hausgeldern (teilweise quartalsweise, halbjährlich)
• Einzug von Mieten und Hausgeldern zu Beginn eines jeden Kalendermonats (teilweise quartalsweise, halbjährlich)
• Manuelles Verbuchen von Mieten und Hausgeldern bei Nicht-Teilnahme am Lastschriftverfahren
• Überwachung von Zahlungsein- und ausgängen
• Mahnung von Rückständen (bei Bedarf Beschreiten des Rechtswegs nach Rücksprache)
• Prüfung und Bezahlung von Kreditorenrechnungen
• Buchung von Kreditorenrechnungen nach vorliegendem Sachkontenplan
• Separate Verbuchung von Arbeitskosten für die Erstellung des Nachweises nach § 35a EstG im Rahmen der Betriebskostenabrechnung
• Für Geschäftskunden bzw. nach Vereinbarung: Erstellung regelmäßiger Reportings je Objekt für den Eigentümer
• Ggf. Beachtung steuerlicher Vorgaben (z.B. Option zu Umsatzsteuer)

Abrechnung

• Einreichen erforderlicher Daten zur Erstellung der Heizkostenabrechnung an den Messdienstleister nach Vorlage der Versorgerabrechnungen
• Erstellung von Jahresgesamt- und Einzelabrechnungen und Übermittlung an die Eigentümer
• Für WEGs: Aufstellen eines Wirtschaftsplans gem. § 28 WEG
• Für Mieter: Erstellung der Nebenkostenabrechnung nach den rechtl. Vorgaben der Betriebskostenverordnung / BGB (korrekte Abrechnungsschlüssel etc.)
• Für Mieter: Postalischer Versand der Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung im Zeitrahmen des § 556 Abs. 3 BGB

Mieterbetreuung

• Bearbeitung von Mieteranfragen (telefonisch, elektronisch, postalisch, persönlich) wie z.B. Reparaturanfragen, Beschwerden, Schlüsselbestellungen, Fragen zur Abrechnung
• Vorbereitung / Verhandlung von Mietverträgen (inkl. Versand) und ergänzenden Vereinbarungen
• Durchsetzung von Mietverträgen (z.B. Eigenkostenanteile)
• Durchführung von Mieterhöhungsverlangen
• Durchführung von Mieterhöhungen bei Index- oder Staffelmieten
• Erstellung von Rundschreiben und Aushängen
• Stammdatenpflege (z.B. Kontoverbindung, Kontaktdaten, Namensänderungen)
• Vereinnahmung und Verwaltung von Mietkautionen (getrennt vom Vermögen des Verwalters)
• Erstellung von Kautionsabrechnungen bei Auszug
• (teilw. Ausschreibung, Mieterauswahl, Wohnungsübergaben und Abnahmen nach Absprache)

Objektbetreuung

• Einholung von Angeboten für Reparaturen, Instandhaltungen und Instandsetzungen für diverse Gewerke (Dach, Elektro, Maler, Aufzug, Heizung, Sanitär, Tiefbau, Trockenbau etc.)
• Weiterleitung von Angeboten an die Eigentümer (ggf. versehen mit einer Einschätzung / Empfehlung) bzw. Vorlage zur Beschlussfassung im Rahmen der Eigentümerversammlung
• Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern (Architekten, Juristen, Sachverständige etc.) nach Angebotsfreigabe
• Anstellung von Personal im Namen des Kunden bzw. der WEG z.B. für Hausmeister- und Reinigungsaufgaben inkl. Anmeldung bei der Sozialversicherung, Durchführung einer monatlichen Lohnabrechnung, Abführung von Beiträgen an die Sozialversicherung
• Weitergabe von Weisungen / Arbeitsaufträgen an Hausmeister und Handwerker
• Begehung der Objekte
• Durchsetzung der Hausordnung insb. bei Beschwerden (z.B. Ruhezeiten, Sauberkeit, Brandschutz, Mülltrennung)
• Abschluss bzw. Vorbereitung von Wartungsverträgen (z.B. Heizung, Messdienst, Aufzüge, Rolltore, TG-Lüftungen, Feuerlöscher)
• Abschluss, Prüfung und Überwachung von Versorgerverträgen (Gas / Fernwärme / Öl, Allgemeinstrom, Wasser / Abwasser, Müll, Kabel-TV)
• Ablesungen von Ölständen und Zählern (Strom, Gas, Wasser) zur Meldung an die Versorger und Vorbereitung der Abrechnung
• Terminabstimmungen zwischen versch. Parteien (z.B. TÜV und Hausmeister, Handwerker und Mieter)
• Beantwortung und Bearbeitung von Behördenanfragen oder Auflagen (z.B. Zensus 2021, Ordnungsamt, Landesamt für Maß und Gewicht)
• Bearbeitung und Zuarbeit bei Versicherungsschäden (z.B. Sofortmaßnahmen, Trocknungsmaßnahmen, Schadensanierung) – Diese Leistung ist kostenpflichtig

WEG-Verwaltung (gem. §§ 20-29 WEG)

• Entgegenahme und Unterstützung bei Anträgen von Eigentümern zur Beschlussfassung
• Vorbereitung der Tagesordnung für die Eigentümerversammlungen gem. § 23 Abs. 2 WEG
• Durchführung von Rechnungsprüfungen (vor Ort, digital) und Beiratssitzungen
• Führen einer Instandhaltungsrücklage (Zuführungen, Auflösungen gem. Beschlussfassungen) gem. § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG
• Fristgerechter Versand von Einladung für Eigentümerversammlungen und Abrechnung nebst erforderlichen Unterlagen gem. § 24. Abs. 1 WEG
• Durchführung der Eigentümerversammlung (Versammlungsleitung, Feststellung der Anwesenheit und Beschlussfähigkeit, Beschlussfassungen) gem. §§ 24-25 WEG
• Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen bei Vorlage eines sachlichen Grundes (Dringlichkeit) oder bei einem Antrag gem. § 24 Abs. 2 WEG
• Erstellung der Niederschrift (Protokoll) zur Versammlung und deren fristgerechter Versand.
• Bearbeitung von Beschlussanfechtungsklagen, Zuarbeit für die rechtliche Vertretung.
• Sollstellung der Abrechnungsspitzen (Guthaben und Nachzahlungen) nach erfolgter Genehmigung der Jahresgesamtabrechnung gem. § 28 Abs. 5 WEG
• Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
• Durchführung von Beschlussfassungen im sog. Umlaufverfahren gem. § 23 Abs. 3 WEG
• Führen einer Beschlusssammlung gem. § 24 Abs. 8 WEG
• Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat gem. § 29 WEG

Allgemeine Leistungen / Ressourcen

• Entgegennahme und Bearbeitung von Post bzw. Schriftverkehr
• Verwahrung physischer Unterlagen nach einem sachgerechten Aktenrahmen (u.a. Teilungserklärungen, Pläne, Mietverträge, Wartungsverträge, Schließpläne, Schriftverkehr)
• Archivierung physischer Unterlagen (Buchhaltung vergangener Jahre mind. im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfristen)
• Telefonanlage mit Servicezeiten für Mieter, Eigentümer, Dienstleister (Mo.- Fr.: 09:00-12:00 Uhr, Mo.-Do.: 14:00-16:00 Uhr)
• Bereitstellung eines Notdienstes an Sonn- und Feiertagen sowie außerhalb der Geschäftszeiten (Kontakt wird auf Anrufbeantworter angesagt) – Diese Leistung ist kostenpflichtig
• Büroräume inkl. Theke, Besprechungsraum, Versammlungsraum, Tresorraum (Kasse, Schlüssel, Mietkautionsbücher).
• Vorliegende Vermögensschadenhaftpflicht bei der Bayerischen Versicherungskammer über bis zu € 500.000,00 je Einzelfall bzw. € 1.000.000,00 je Jahr.
• Erforderliche Software u.a. Buchhaltungssystem (DOMUS 4000) / Vorgangsmanagement (OfficeWare) / Software für Zahlungsverkehr (S-Firm)
• Bereitstellung eines Online-Portals für WEG-Eigentümer (Ansprechpartner, Unterlagen, Austauschmöglichkeit etc.)
• Berücksichtigung diverser Rechtsvorschriften u.a. BGB (Mietrecht), HGB, WEG, HeizkostenV, GewO, DIN Normen, MessEG, EnEV, EED, BetrSichV, Brandschutz, Nachbarschaftsrecht, Gemeindeverordnungen
• Team mit direkten Ansprechpartnern (siehe hier); Durchführung von Aus- und Weiterbildungen gem. 34c GewO und zur Steigerung der Qualität
• Zusammenarbeit bzw. Rahmenvereinbarungen mit Dienstleistern z.B. Allianz-Versicherung, Simplifa (Aufzugsmanagement), Mietkautionssammelkonto (treuhänderisch) bei der DKB

Update

Stand: 16.07.2020

Mit der aktuellen Fassung der Sechsten Bayerischen Infektionsschutzmaßnahmenverordnung sind Eigentümerversammlungen unter Auflagen wieder möglich.

Alte Zwischenstände:

Stand: 20.05.2020

Die Rechtsgrundlagen:

Es gilt derzeit für Versammlungen in Bayern § 2 Abs. 1, § 3 und § 5 der „Vierten Bayerische Infektionsschutzmaßnahmenverordnung“ (4. BayIfSMV). Der § 12 Abs. 2 regelt lediglich den allgemeinen Kundenverkehr bei Dienstleistungsbetrieben, nicht jedoch die Durchführung oder Einberufung von Versammlungen.

„§ 2 – Kontaktbeschränkung im öffentlichen Raum  – (1) Der Aufenthalt mehrerer Personen im öffentlichen Raum ist so zu gestalten, dass er höchstens den Kreis der Angehörigen des eigenen Hausstands, Ehegatten, Lebenspartner, Partner einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft, Verwandte in gerader Linie, Geschwister sowie Angehörige eines weiteren Hausstands umfasst.“

„§ 3 – Kontaktbeschränkung im privaten Raum, Kinderbeaufsichtigung – Der Teilnehmerkreis einer Zusammenkunft in privat genutzten Räumen und auf privat genutzten Grundstücken darf nur die Angehörigen des eigenen Hausstands, Ehegatten, Lebenspartner, Partner einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft, Verwandte in gerader Linie, Geschwister sowie Angehörige eines weiteren Hausstands umfassen. […].“

„§ 5 – Veranstaltungs-, Versammlungs- und Ansammlungsverbot –  Vorbehaltlich speziellerer Regelungen in dieser Verordnung sind Veranstaltungen, Versammlungen und Ansammlungen landesweit untersagt. Ausnahmegenehmigungen können auf Antrag von der zuständigen Kreisverwaltungsbehörde erteilt werden, soweit dies im Einzelfall aus infektionsschutzrechtlicher Sicht vertretbar ist.“

Zur Vermeidung der Handlungsunfähigkeit der WEG durch bestehende Kontaktbeschränkungen und Versammlungsverbote hat die Bundesregierung einheitliche Regelungen getroffen. Diese sind im „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie […]“ unter § 6 festgehalten.

„§6 – Wohnungseigentümergemeinschaften – (1) Der zuletzt bestellte Verwalter im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes bleibt bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung eines neuen Verwalters im Amt. (2) Der zuletzt von den Wohnungseigentümern beschlossene Wirtschaftsplan gilt bis zum Beschlusseines neuen Wirtschaftsplans fort.“

Verstöße gegen diese Verordnungen oder Gesetze werden gemäß dem „Bußgeldkatalog – Corona-Pandemie“ in der Fassung vom 08.05.2020 geahndet.

Unsere Schlussfolgerungen:

1. Die Eigentümerversammlung in Zeiten der COVID 19 Pandemie wurde, Stand heute (20.05.2020) von keiner Verordnung oder einem Gesetz explizit geregelt.

2. Damit ist in Bayern maximal ein Treffen mit einem weiteren Hausstand möglich.

3. Der bisherige Wirtschaftsplan gilt weiterhin und sichert damit die Liquidität der Gemeinschaft.

4. Der bisherige Verwalter bleibt bis zu einer Beschlussfassung weiterhin im Amt und sichert damit die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft.

5. Eine Einberufung und Durchführung von Versammlungen in Bayern…

… würde damit derzeit klar gegen die Verordnung verstoßen. Die Tatsache, dass Eigentümerversammlungen nicht-öffentliche Veranstaltungen sind, ändert daran nichts.

… führt zu anfechtbaren oder gar nichtigen Beschlüssen. Jedem Eigentümer muss die Teilnahme ermöglicht werden ohne damit gegen geltendes Recht zu verstoßen.

…kann nicht online bzw. digital erfolgen. Für Online-Versammlungen gibt es derzeit keine Rechtsgrundlage. Dieser Versammlungsform müssten wiederum alle Eigentümer schriftlich in einem Umlaufbeschluss (§ 23 Abs. 3 WEG) zustimmen; Dies ist bei den meisten Gemeinschaften unwahrscheinlich.

…kann maximal als sog. „Geisterversammlung“ durchgeführt werden, wenn ausnahmslos alle Eigentümer lediglich eine Person oder den Verwalter bevollmächtigen. Sobald ein weiterer Eigentümer anwesend ist oder keine Vollmacht ausstellt, führt dies mindestens zur Anfechtbarkeit, wenn nicht sogar Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse. Eine Durchführung ist damit bei >90% der Eigentümergemeinschaften stark risikobehaftet und damit praktisch ausgeschlossen.